Mit Rechnella arbeiten

Stand 03.10.2026. In der Oberfläche steht noch der Arbeitsname „Rechnungsapp“.

Anmelden und starten

Du meldest dich über die Anmeldeseite deiner Installation an. Rechnella speichert dein Passwort nicht selbst, das übernimmt ein eigener Anmeldedienst. Nach der Anmeldung landest du auf der Übersicht. Sie zeigt, was offen ist und was als Nächstes zu tun ist.

Gehörst du zu mehreren Firmen, wählst du die gewünschte Firma im Umschalter aus. Die Auswahl bestimmt, in welcher Firma deine nächste Aktion wirkt. Du bleibst dabei mit demselben Benutzerkonto angemeldet.

Rollen und Rechte

Rollen werden je Firma vergeben. Du kannst in einer Firma verwalten und in einer anderen nur lesen.

Rolle	Was sie darf
Verwaltung `ADMIN`	Alles lesen und bearbeiten. Zusätzlich Firmendaten, Nummernkreise, Einstellungen und Benutzer der eigenen Firma verwalten.
Buchhaltung `ACCOUNTING`	Rechnungen, Eingangsrechnungen, Zahlungen, Mahnungen und die Übergabe an die Kanzlei bearbeiten.
Nur Lesen `READ_ONLY`	Alles ansehen, nichts ändern.

Die Rechte prüft der Server bei jeder Aktion. Fehlt dir ein Menüpunkt, hat deine Rolle dafür kein Recht.

Ausgangsrechnungen

Öffne Rechnungen. Mit Suche und Filtern findest du einen Vorgang nach Nummer, Status, Zahlungsstand, Kunde und Datum.
Lege mit Neue Rechnung einen Entwurf an. Wähle den Kunden, trage Rechnungsdaten und Positionen ein.
Prüfe Positionen und Summen. Steuer und Beträge rechnet Rechnella.
Schreibe die Rechnung fest, wenn sie vollständig ist. Dabei bekommt sie ihre Rechnungsnummer und wird unveränderbar abgelegt.
Sende die Rechnung per E-Mail. Angehängt wird die PDF-Datei mit ZUGFeRD-Daten. Eine XRechnung erzeugst du bei Bedarf im Versanddialog.

Festgeschrieben ist endgültig. Musst du eine festgeschriebene Rechnung ändern, nutze den Storno oder die Korrekturrechnung. So bleibt nachvollziehbar, was wann galt.

Zum Versand: „Gesendet“ heißt, dass der Mailserver die Nachricht angenommen hat. Ob sie beim Empfänger ankommt, kann Rechnella nicht sehen.

Kunden und Lieferanten

Unter Kunden und Lieferanten suchst, erstellst und bearbeitest du Stammdaten. Hat eine andere Person denselben Datensatz inzwischen geändert, weist Rechnella dich darauf hin. Lade den Datensatz dann neu und übernimm deine Änderung auf dem aktuellen Stand.

Lieferanten brauchst du für Eingangsrechnungen. Die Zuordnung kannst du beim Erfassen offen lassen und später ergänzen.

Eingangsrechnungen

Empfangen: Lade eine Rechnung einzeln oder mehrere im Stapel hoch.
Auslesen: Bei einer E-Rechnung liest Rechnella die Daten aus und zeigt, ob die Datei den Regeln entspricht.
Prüfen: Vergleiche Beleg und erfasste Angaben und korrigiere, was nicht stimmt.
Freigeben und kontieren: Gib die Rechnung frei und ergänze die Angaben für die Buchhaltung.
Übergeben: Freigegebene Rechnungen gehen an die Kanzlei, siehe unten.

Ausgelesen ist nicht geprüft. Eine erfolgreich ausgelesene E-Rechnung ist noch nicht freigegeben. Prüfung und Freigabe bleiben deine Entscheidung.

Wird ein Upload abgelehnt, prüfe Dateityp und Dateigröße. Die Grenzen legt die jeweilige Installation fest.

Zahlungen und Mahnungen

Unter Zahlungen siehst du die Kontoumsätze, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind. Mit Zuordnen verbindest du einen Umsatz mit einer oder mehreren Rechnungen. Der Zahlungsstand an der Rechnung ändert sich entsprechend, auch bei Teilzahlungen.Rechnella liest Kontoumsätze nur und löst keine Überweisungen aus.

Unter Mahnungen stehen alle Rechnungen, die offen und überfällig sind. Du erstellst einen Mahnentwurf, prüfst ihn und sendest ihn per E-Mail. Die Versandhistorie bleibt am Entwurf sichtbar.

Vorlagen und Kanzlei

Vorlagen helfen bei wiederkehrenden Rechnungen. Aus einer Vorlage entsteht ein neuer Entwurf. Prüfe ihn vor dem Festschreiben wie jede andere Rechnung.

Im Bereich DATEV übergibst du Belege an deine Steuerberatung. Je nach Einstellung leitet Rechnella die Belege per E-Mail an die Adresse der Kanzlei weiter oder erzeugt eine Exportdatei für Eingangsrechnungen. Eine erzeugte Datei oder eine gesendete E-Mail belegt nicht, dass die Kanzlei den Beleg schon verarbeitet hat.

Einstellungen

Mit der Rolle Verwaltung pflegst du unter Administration die Firmendaten, die Nummernkreise, die Absenderadresse für E-Mails, die Einstellungen zur Buchhaltung und die Benutzer deiner Firma. Bevor du die erste Rechnung festschreiben kannst, müssen die Firmendaten vollständig sein. Rechnella sagt dir, was noch fehlt.

Vergib die Rolle Verwaltung nur an Personen, die sie für ihre Aufgaben brauchen.

Wenn etwas nicht funktioniert

Kein Bereich sichtbar: Prüfe die ausgewählte Firma. Bitte die Verwaltung deiner Firma, deine Rolle zu prüfen.
Änderungskonflikt: Lade den Datensatz neu, vergleiche den aktuellen Stand und wiederhole deine Änderung.
Zugriff verweigert: Prüfe, ob du in der richtigen Firma bist.
Ergebnis unklar: Meldet Rechnella, dass ein Ergebnis nicht sicher ist, folge dem angebotenen Schritt zum Nachprüfen, statt die Aktion zu wiederholen.
Fehler bleibt bestehen: Notiere Zeitpunkt, Funktion und die angezeigte Fehlerkennung. Schicke keine Passwörter und keine unnötigen Rechnungsdaten mit.

Für technische Anbindungen gibt es die API-Referenz, für den eigenen Server die Seite Selbstbetrieb.